Cómo hacer un presupuesto

Si eres emprendedor, trabajas como autónomo o tienes un negocio (en línea o físico), seguro que en algún instante te has planteado de qué forma realizar un presupuesto para ofrecer tus servicios.

Elaborar un presupuesto, su entrega y la consecuente aceptación por la parte del usuario es una de las etapas vitales en el momento de cerrar la venta de un servicio.

Por ese motivo, cuando entregues tu presupuesto, debes enseñar tu mejor cara, tu lado más profesional.
Un presupuesto es uno de los documentos clave para cualquier autónomo o autónomo, singularmente si su actividad implica la prestación de servicios o si el costo de sus productos no es cerrado.

El presupuesto es, además de esto, la carta de presentación de todo profesional y forma, muy frecuentemente, la primera toma de contacto con un cliente del servicio, por lo que es una herramienta que hay que emplear cuidadosamente, ya que un uso incorrecto puede ser determinante para hacernos perder un posible comprador o usuario.

Aunque es verdad que el costo es en muchas ocasiones un factor determinante en la resolución de adquiere del usuario, un presupuesto puede aportar un valor añadido a nuestro producto o servicio, ya que deja enseñar nuestro expertise o incorporar diferentes técnicas de marketing para hacer nuestra oferta más atrayente al usuario.

En el momento en que un profesional se plantea de qué forma hacer un presupuesto, debe intentar lograr compensar el total de los gastos, las horas de trabajo y recursos consumidos y el margen que se quiera conseguir.

Hacer el presupuesto adecuado para cada proyecto o usuario puede ser un arte, mas siempre y en todo momento desde la trasparencia y el los pies en el suelo.

(Te sorprendería la de clientes del servicio que han admitido mi presupuesto y no los de la competencia solo por la manera de presentar mi propuesta).

Por ende, para ofrecer un servicio de calidad como autónomo debes cuidar todos y cada uno de los detalles, desde el instante en que el usuario se pone en contacto contigo hasta el momento en que admite tu presupuesto y comenzáis a trabajar juntos.

Fijar precios de tu presupuesto

Hay dos fallos frecuentes que hay que intentar eludir al fijar precios:

1. Un costo demasiado bajo desvaloriza el valor de tu trabajo, de tu producto o de tu servicio, aparte de correr el peligro de no llegar a cubrir costos. Además de esto, si empiezas con costes demasiado bajos, entonces va a ser más difícil acrecentarlos para llegar a conseguir un auténtico beneficio.
2. Un precio demasiado alto o por encima del costo medio de mercado o del valor añadido que pueda ofrecer tu producto o servicio puede hacerte perder un usuario ya antes, aun, de comenzar una negociación. Si optas por moverte en un rango de costes elevado, sobre la media de tus contendientes, asegúrate de justificar ese incremento del coste adecuadamente o de administrar un valor añadido que equilibre la relación calidad/precio.
3. La fijación de costes es un tema que da para otro artículo entero, ya que depende de distintos factores, criterios y casuísticas.

Sin embargo, dada su relevancia en el momento de hacer un presupuesto, hemos incluido estos criterios básicos a nivel orientativo:

1. Cubrir costes: muchos autónomo y profesionales autónomos deben examinar anteriormente cuál es el coste hora a repercutir por su trabajo basándonos en sus costos fijos y variables y al reparto de su tiempo de trabajo.
2. Margen de beneficio: sobre el costo de los trabajos, el autónomo definirá un porcentaje de beneficio empresarial. Su cuantía va a depender de la estrategia comercial con el cliente del servicio y de si los costos son suficientemente bajos para dejarlo.
3. Coste de mercado: es esencial tener referencias de los costes de la competencia y asimismo de hasta dónde se encuentran prestos a llegar los clientes del servicio, tanto por arriba como por abajo.
4. Promociones: el autónomo va a deber valorar la inclusión o no de posibles promociones para hacer más atrayente su oferta.

¿Qué debe incluir un presupuesto?

En esta sección va a deber concretarse los datos de la compañía o profesional prestador del servicio, como el nombre o razón social, el NIF o CIF, el domicilio fiscal y otros datos de contacto, como el teléfono y/o el e mail.

Datos del cliente:

El presupuesto va a deber reflejar el nombre del usuario (ya sea particular o empresa), como su CIF o DNI y el domicilio.

Concepto:

El término especifica los elementos que conforman el producto/s y/o el servicio/s presupuestados.

De esta forma, en el término pueden incluirse diferentes productos y servicios, aparte de las horas de trabajo, los materiales empleados y, en su caso, otros costos asociados, como puede ser la contratación de otros servicios de terceros, licencias, suministros…

En este apartado ha de incluirse el número de unidades de cada elemento que conforma el término, el costo unitario de cada una de ellas y el costo total de cada conjunto de unidades de exactamente la misma naturaleza.

Importe:

El importe ha de desglosarse señalando la base imponible, esto es, la suma de los conceptos sin IVA, el tanto por ciento de IVA que se aplica y el importe total del presupuesto, que resulta de la suma de la base imponible más el IVA.

Modo de pago:

Es esencial estudiar la manera de pago de cada presupuesto. Generalmente, cuando el monto no es elevado o no requiere la adquisición anterior de material, no se acostumbran a establecer adelantos. Mas caso de que se trate de un presupuesto de elevada cuantía o que implique una esencial adquisición de material o contratación de servicios de terceros, es conveniente convenir un el adelanto de un tanto por ciento del importe total.

En este apartado se puede precisar, además de esto, el medio de pago, ya sea a través de trasferencia o ingreso bancario o en efectivo.

Otros elementos del presupuesto

Aparte de los elementos obligados previamente descritos, existen diferentes técnicas que pueden asistirnos a hacer nuestro presupuesto más atrayente y producir una mayor confianza en nuestro cliente del servicio.

Plazo de entrega:

Incluir el plazo de entrega de un proyecto acabado o, aun, los plazos intermedios de las distintas etapas es un esencial recurso para dotar de valor añadido a nuestro servicio.

Sin embargo, en el instante que un presupuesto adquiere valía legal, es esencial cumplir bien con estos plazos y planearlos de antemano.

Garantías y soporte técnico

Hay determinados servicios o proyectos que pueden precisar ser dotados de determinadas garantías (especialmente tratándose de servicios en un largo plazo) o de un soporte técnico, que no tiene porqué estar incluido en el importe del servicio en sí y que ha de ser presupuestado a parte.

Una buena técnica para hacer más atrayente nuestro presupuesto es ofrecer este soporte técnico de manera gratuita a lo largo de un determinado periodo de tiempo.

Condiciones legales:

Agrega las condiciones legales que estimes precisas para eludir equívocos o abusos por cualquiera de las partes. De esta forma vas a poder impedir una inapropiada interpretación de lo estipulado en el documento y ahorrar inconvenientes, tiempo y dinero.

Formato:

A veces va a ser preciso presentar el presupuesto con un formato diferente, como por servirnos de un ejemplo el de una factura proforma o el de una propuesta de contrato mercantil de prestación de tus servicios que lleve tácito el presupuesto.

Esta última modalidad es frecuente para agentes comerciales, formadores o programadores que desarrollen su trabajo de forma continua en el tiempo.

Ejemplos de presupuestos

En Google Sheets o CANVA podéis encontrar muchos ejemplos de presupuestos en los que os podéis basar o que directamente se adapten a vuestro negocio:

Plantilla de presupuesto 1 (con Google)

Plantilla de presupuesto 2 (Con CANVA)